行政機関や公共性の高い組織では、定期的に人事異動や担当変更が発生し、新年度を迎える時期に引き継ぎ作業が集中しがちです。膨大な資料やExcelファイル、口頭説明に追われ、なかなか業務が思うように進まない…という課題を抱えるケースも少なくありません。
そこでクラウド型業務プラットフォームのkintoneを活用しての引き継ぎを提案させていただきます。
情報を一元管理し、チーム全体でリアルタイムに共有できるため、担当交代時の負担を軽減できます。
本記事では、kintoneを活用した人事異動対策のポイントについてご紹介します。
kintoneで人事異動前後の引き継ぎを効率化
■ 業務データの一元管理
kintone上では、業務ごとにアプリ（データベース）を作成し、紙やExcelに散在していた情報を集約できます。担当者が変わっても、過去の履歴ややり取りがそのまま参照できるため、新任担当者が「どこに何の情報があるのかわからない」と困るリスクを大幅に軽減します。
■ ユーザー管理とアクセス権限の簡単調整
人事異動のタイミングで必要となるアカウント管理や閲覧・編集権限の付与・解除は、kintoneのシステム管理画面で迅速かつ簡単に行えます。情報漏洩リスクを抑えつつ、新担当者への切り替えがスピーディーにできるのが特長です。
■ 業務プロセスの“見える化”とナレッジ蓄積
kintoneにはステータス管理やコメント機能が標準で備わっており、案件の進捗を可視化できます。誰が、いつ、どんな対応をしているのかが履歴として残るため、新たに着任した担当者でも状況を即座に把握できるのが大きなメリット。過去のノウハウや口頭での伝達事項などもコメント欄に残しておけば、担当交代時に情報が途切れにくくなります。
まとめ
人事異動や担当交代はどの組織にとっても大きな負担ですが、kintoneを活用すれば、業務データやコミュニケーション履歴をオンライン上で一元管理し、引き継ぎ負担を大幅に軽減できます。
もし「kintone導入に興味はあるが、具体的なイメージがつかめない」「自社に合わせたカスタマイズをしたい」という場合は、弊社までご相談ください。弊社への相談を通じて、導入前にじっくりと検証しながら最適な体制を整えることができます。
人事異動シーズンの混乱を最小化し、より効率的でミスのない業務運営を目指すなら、今こそkintoneの導入を検討してみませんか？
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